副業人材を8職種。採用の規模・スピード・質をいかに共存させるか
まず、京都市が副業人材を募集された背景を教えてください。
京都市は2021年に都市の成長戦略を策定しました。京都の強みを活かして新しい価値を創造し、人や企業に選ばれる都市を目指す戦略です。 具体的には、企業誘致や若者の移住・定住、デジタル、アートなどのテーマに注力し、将来にわたって、魅力と活力溢れるまちの実現を目指しています。
今回の副業人材募集は、その目標の実現に向けたものです。各分野で知見をお持ちの方を広く募り、新しい取組にチャレンジしていきたいという想いが募集の背景にありました。
その募集に際し、『Video Interview』のどんな点に期待して導入されたのでしょうか？
まず前提として、人材募集に係る企画・運営業務の受託候補者をプロポーザル方式で募りました。 ここでエン・ジャパンから提案いただいた内容に『Video Interview』が含まれていたため、それを活用した選考フローを組んだという流れです。
期待としてはまず工数の削減。加えて、見極めの質の向上です。 職種などによりますが、自治体の採用は、「１年単位」で考える側面があります。 １年ごとに期間更新するケースも多く、今回の副業人材もそれに当てはまります。 言い換えれば、「プロポーザル」「募集」「選考」「入職」「活躍」を1年以内に詰め込む必要がありました。 もちろん期間更新もありえますが、いずれにせよ、できるだけ早く入職していただかないと、活躍いただける期間も短くなってしまいます。 一方で、京都市の重要な取組に関わっていただく人材ですから、見極めも疎かにできないという難しさがありました。
さらに、８職種を一気に募集されるという規模感も特徴的でした。
今回募集したのは正職員ではなく、「アート市場活性化」「企業誘致」「移住・定住促進」など特定の専門分野で活躍いただく副業人材で、いずれも喫緊の課題である「京都経済の活性化・税収増加」に直結する分野なので、採用は急務でした。
とはいえ市としてもこれだけ大規模な公募は初の試みです。 そのため、8職種それぞれの配属部署が直接応募者を選考し、都市経営戦略室という我々の部門は、各部署のサポートと進行管理という形で役割分担しました。 関わる人数は多く、みんな採用活動の経験が豊富というわけでもない。応募者もかなり多くなると見込んでいたため、混乱は容易に想像できました。
ここで正直に申し上げますと、当初は『Video Interview』単体に大きな期待を寄せていたわけではありませんでした。 ですが、いま振り返ると、「導入せずに満足いく形で採用活動を終えることはできなかっただろう」と感じています。
応募者の「実力の発揮」を妨げる時間的制約を解消
嬉しいお言葉です。その感想に至った採用活動、具体的な流れを教えてください。
６月頭から募集を開始し、応募者は８職種合計で1440名に達しました。 そこから書類選考で217名に絞らせていただき、面接を3回実施しました。 『Video Interview』の録画面接は一次選考という位置付けで、「自己紹介」「志望動機」「自己PR」という極めてベーシックな質問をお聞きしました。
録画面接を実際に提出されたのは179名。 意外と多いなという印象でしたね。というのも従来通り、対面やオンラインの面接を設定しようとしていたら、日程調整や事務作業だけでかなり時間がかかるはず。 最悪の場合、面接の調整中に優秀な人材に辞退されていた可能性も十分あり得たと思います。
何といっても副業人材の採用ですから、応募者の方々も本業がおありでしょう。 そんな時間的制約がある中で実力を発揮できないよりも、ちゃんと準備をしてベストな内容を提出できる点は、応募者の方にとってもメリットですよね。
大きな工数削減に繋がったとも伺いました。
はい。録画面接179名分を10日間で選考できました。 ここで56名まで応募者を絞り込んだ上で、オンライン面接を実施。 その後、京都にお越しいただき、対面で最終面接を行ないました。 結果的に、面接3回分に要した時間は、想定の1/3に抑えつつ、8職種全てで採用成功できました。 現在すでに配属部署でご活躍いただいています。
もう一つメリットに感じたのが、コロナ禍という特殊な状況に左右されにくかった点です。 いつ感染爆発するか、緊急事態宣言が出るかは誰にも予測できません。 それに、選考する側もされる側も、感染の可能性は常にあるわけです。 しかも、応募者の8割は京都市外の方で、中には海外の方もいらっしゃいました。 興味を持っていただけて有難かった半面、対面面接にこだわっていたら選考終了までにどれだけかかったか…。
その点、タイトな選考スケジュールの中でも、ある程度先読みしやすい状態が作れたのは録画面接のおかげと捉えています。
工数以上に重要な「京都市の目標実現のため、一緒に働きたいか」
「見極めの質」については、『Video Interview』はどのように寄与したでしょうか？
先に述べたように、京都市にとって重要な取組のための今回の採用です。 スキル面はもちろん、「一緒に働きたい」と互いに思えるかという点でミスマッチが起きたら、工数がいくら削減できても本末転倒という認識を持っていました。
ですから『Video Interview』の導入で工数削減だけでなく、ある程度の人物理解までできたというのが非常に大きくて。 最も重視したのは質問に対する回答内容ですが、それに加えて話のまとめ方や、表情、話し方から、人柄・雰囲気を読み取れた点も収穫だったと言えます。
おかげで、二次選考のオンライン面接・最終選考の対面面接では、配属部署のメンバーが、より深く詳細な話をすることに集中できました。 実務経験や知見の詳細な話だったり、京都市にどんな貢献ができるかの具体的なディスカッションだったり。 あとは、本業の所属先では副業OKなのかどうかも念を入れて確認。この面接でかなり厳選し、最終面接として京都にお越しいただきました。 ここは人柄や志望度の最終確認という意味合いでしたが、『Video Interview』で読み取れた印象とギャップが小さかったのは、嬉しい驚きでした。
応募者・採用者、双方にとって納得度の高い選考に
『Video Interview』の使い心地など、導入した率直な感想をお聞かせください。
操作がシンプルでわかりやすい印象です。 何といっても応募者の方が多かったので、録画面接の依頼などを一括で操作できる点は有難かったですね。 また、応募者の方からも「やり方がわからない」と問い合わせをいただくこともなく、録画面接の提出率の高さの一因もここにあるかもしれませんね。
辞退のリスク、そして時間的制約の影響を抑えられる。接点を増やし、スキル・フィーリングの見極めの質を上げられる。 我々だけでなく、応募者の方にとっても、納得度の高い選考ができたのではないでしょうか。
自治体こそ必然性を感じられるツール
今後どのように『Video Interview』を活用していきたいか伺えますでしょうか。
今回新しい採用ツールとして『Video Interview』を導入できたことは、京都市の今後につながる財産となりました。自治体ならではの「活躍いただける期間にリミットがある」という課題をクリアする上でも、導入に必然性を感じられるツールだと捉えています。
次回また使う機会があれば、今回の録画面接とオンライン面接を統合する形と想定しています。 今回、録画面接と対面したときのギャップが小さいこともわかりましたので。 その場合は、ベーシックな質問だけに留まらず、ご自身の経験・知見を具体的にアピールしていただく質問も録画面接に追加したいですね。 そして、対面面接には今回より少し多くの方をお呼びして、志望度や人柄を最終確認する形式も良さそうです。